معنای "زمان چرخش" بسته به بخش، وظیفه و شرایط می تواند متفاوت باشد. بیایید به طور کلی «زمان گردش» را بررسی کنیم و روشهای متعددی را مطالعه کنیم که شما و سازمانتان میتوانید به زمانهای برگشت سریع برای مشتریان خود و کارهای مختلف دیگر دست پیدا کنید.
معنای کلی "زمان چرخش" مدت زمان یک فرآیند از شروع تا تکمیل است.
به عبارت دیگر، وقتی رویهای را شروع میکنید، مانند یک کار مشخص مانند تحویل یک آیتم، چقدر زمان برای تکمیل آن رویه نیاز دارد؟ از ابتدا تا انتها، این مدت زمان «زمان چرخش» است. زمان چرخش سریع یا کوتاه برای بسیاری از شرکت ها بسیار مطلوب تر از شرکت های طولانی تر است.
در سرتاسر بخش ها و تیم های مختلف، فرآیندهای خاصی وجود دارد که از نظر بهره وری و کارایی آنها ارزیابی می شود. در شرایط بی شماری، دوره تکمیل تأثیر مستقیمی بر روی خط نهایی دارد و می تواند خطرات قابل توجهی را ایجاد کند. با به حداقل رساندن زمان رسیدگی، شرکت ها می توانند هزینه های نیروی کار را کاهش دهند تا به چند مزیت اشاره کنیم.
دستیابی به زمانهای چرخشی سریع بدون رهایی از کیفیت بالا، یک هدف ارجح است که ارزش دنبال کردن دارد. برخی از رویه های حیاتی کسب و کار که بر چرخش سریع تمرکز دارند عبارتند از:
مراقبت های پزشکی قابل اعتماد مراقبت فردی
توسعه اقلام کاملاً جدید
مجوز وام مشتریان
مجوز درخواست تامین مالی سرمایه
فرآیندهای آزمایشگاهی کارآمد
در هر سناریو، تفاوت بین حل معوق و فوری مهم است و می تواند باعث نتایج نامطلوب و احتمالات از دست رفته شود. کوتاهی برای داشتن زمان عمل سریع می تواند منجر به زیان مالی برای خدمات شما شود.
این روند غیرمستند و مشخص نیست. فرآیندها به صورت دستی انجام می شوند و نیاز به درمان زیادی توسط انسان دارند. دستکاری های شغلی مبهم یا نادرست هستند. ارتباط در طول عمل وجود ندارد. راه حل ها از هم جدا شده اند و از اوج خود گذشته اند.
کارایی هرگز تعیین نمی شود یا اشتباه اندازه گیری نمی شود و مسائل را پنهان می کند.
یک کار نوسازی فرآیند می تواند این مسائل را فاش کند و ابتکاری را برای کاهش مدت زمان، کاهش زمان چرخش، و افزایش دقت، عملکرد، کارایی و تجربه مشتری/کارمند آغاز کند.
هنگامی که گلوگاه ها یا خطاها مشخص می شوند، از جمله نقاط شروعی که باید به آن نگاه کنید، در بخش های دستی عملیات شما باقی می ماند. این ممکن است به معنای انواع یا سوابق مبتنی بر کاغذ، ایمیل های ارسال شده برای تایید، داده های مشترک، صفحات گسترده مورد استفاده برای ردیابی و غیره باشد. اینها همه نشانه هایی از دست زدن به جزئیات و تصمیم گیری هستند.
سادهسازی رویهها را میتوان با انتقال کارهای دستی به یک سیستم فرآیند خودکار به سرعت به دست آورد. هر نوع وظیفه ای که به یک الگوی تعیین شده پایبند باشد یا با استدلال از پیش تعریف شده شرکت قابل کنترل باشد، کاندیدای عالی برای اتوماسیون است.
اتوماسیون زمان گردش را با خودکار بهبود می بخشد تا زمان چرخش را به حداقل برساند. به نکات زیادی فکر کنید که می تواند یک کارگر انسانی را به عنوان بخشی از یک پروژه به تاخیر بیندازد. مشاغل دیگر و فوری تر ممکن است ایجاد شوند. جوانان ممکن است بیمار شوند و نیاز به مراقبت داشته باشند. فرارهای برنامه ریزی شده ممکن است روال را مختل کند. یک کارگر کلیدی در یک منطقه زمانی مختلف ممکن است صبح زود بیرون آمده باشد، انتخاب تعریف تا صبح روز بعد انجام نخواهد شد.
اینها هر روز باعث تأخیر در گلوله برفی می شود و بر بهره وری کل تأثیر می گذارد. وقتی آلن ارتباطش را با بتی ترک کرد، بتی که نمیتوانست جزئیات مهم را به موقع به شارلوت برساند. شارلوت یک روز کامل را برای کار با این کار برنامه ریزی کرده بود، اما به دلیل تاخیر در تحویل، مشاغل مورد نیاز را تا روز بعد که برای کنفرانس ها رزرو شد، بدست نیاورد و متعاقباً از ارتباط خود با دیوید عقب افتاد.
تغییر شغل تیمی
همه این ویژگیها که با منطق شرکت برای مسیریابی مناسب شغلها و خواستهها ادغام شدهاند، باعث میشوند تا بازده و نرخ بهطور قابلتوجهی افزایش یابد.
توسعه یک روش خودکار می تواند با استفاده از کشیدن و رها کردن انجام شود. یک شکل مخفف هر کار است و می تواند به کارهای مختلف دیگر در سری صحیح متصل شود (یا به بخش دیگری از رویه منشعب شود) تا عملیات دنیای واقعی را شبیه سازی کند. عمل ساده طرح کل رویه بلافاصله بحث و نقد شدن توسط همه ذینفعان را روشن می کند.
وقتی ذینفعان موافق باشند، روش مناسب را می توان در زمان واقعی آزمایش کرد. به محض موفقیت آمیز بودن تست ها و تکمیل تکرارها، می توان این روش را برای استفاده در این زمینه به گروه ها تبدیل کرد.
این سیستم با واگذاری وظایف به افراد ایدهآل و ارسال هشدارها، یادآوریها و تشدیدها بهعنوان ضروری، به مدیریت فرآیند رسیدگی میکند و تقاضا برای کاغذ، تماسهای تلفنی، ایمیلها، صفحات گسترده و کنفرانسها را تغییر میدهد. این کار باعث میشود تا برخی از وظایف به آرامی پیشرفت کنند، پس از تکمیل کار قبلی، کار زیر را راهاندازی میکند و منجر به تکمیل کل فرآیند میشود.